Внедрение Битрикс24 в Архангельске

Про пользу CRM написано столько, что читать это уже неинтересно. Гораздо полезнее посмотреть, что конкретно появляется внутри портала после внедрения Битрикс24: какие поля в карточке сделки, из чего состоят стадии, какие роботы включены и что именно система начинает делать вместо менеджера. Ниже – разбор по разделам, ровно в том порядке, в котором мы собираем портал для компаний Архангельска.

РОСТСАЙТ занимается этим с 2011 года. Мы не перепродаём лицензии: подписку вы покупаете напрямую у разработчика и владеете ей сами, а платите нам только за работу.

Оргструктура: раздел, который заполняют первым и потом жалеют

Портал начинается со схемы подчинения – это оргструктура и права доступа. В неё заводят отделы продаж, снабжение, склад, производство, бухгалтерию и отдельным узлом – обособленные подразделения, если у компании есть площадка в Северодвинске или Новодвинске. От этой схемы зависит всё остальное: кто кому ставит задачи, чьи сделки попадают в отчёт руководителя, кому уходит согласование скидки.

Права раздаём по ролям, а не по людям. Менеджер видит своих клиентов и свои сделки, руководитель направления – весь отдел с записями звонков, снабженец – только те сделки, где уже подтверждена отгрузка. Отдельно настраиваем замещение: у северных компаний часть сотрудников работает вахтой, и на время отсутствия сделки должны автоматически переходить на подменяющего, а не зависать до возвращения.

Карточка сделки, в которой нет полей «на всякий случай»

Коробочная карточка предлагает десятки полей, из которых реально заполняют пять. Мы делаем наоборот: выкидываем лишнее и добавляем то, без чего у вас не считается заказ. У поставщика пиломатериалов и стройматериалов это пункт доставки, способ доставки, объём в кубометрах, наличие подъездных путей и признак «требуется разгрузка манипулятором». У компании, которая возит груз в отдалённые районы Архангельской области, добавляется поле с окном навигации и датой ближайшего рейса.

Обязательность полей привязываем к стадии, а не ко всей карточке. На входящей заявке достаточно телефона и того, что нужно клиенту. А вот перейти на стадию «Счёт выставлен» без реквизитов, адреса доставки и срока система просто не даст: покажет, чего не хватает. Это единственный способ получить в конце месяца отчёт, которому можно верить.

Почему воронка почти всегда не одна

В компании обычно живут три разных процесса, и попытка уложить их в одну воронку заканчивается свалкой. Мы разводим их по отдельным направлениям: первичная продажа, повторные отгрузки постоянным клиентам и рекламации. Отдельной воронкой часто идёт участие в закупках – там свои стадии: подача заявки, обеспечение, протокол, контракт, приёмка.

У каждой стадии должен быть признак перехода, который нельзя толковать двояко. «Клиент думает» – плохая стадия, из неё сделка не выходит месяцами. «Отправлено КП, ждём ответ до даты» – рабочая: у неё есть дата, и по её истечении система сама поднимает сделку менеджеру.

Роботы: список того, что перестают делать руками

Это самая заметная часть настройки портала. На каждой стадии висят автодействия, и после запуска сотрудники обычно спрашивают, куда делась половина их рутины. Типовой набор для оптовой компании:

• заявка с сайта или из формы падает в воронку, распределяется на свободного менеджера и получает задачу «связаться в течение 15 минут»;
• если по сделке трое суток нет ни звонка, ни письма, руководителю уходит уведомление – без пересчёта таблиц и планёрок;
• после отправки коммерческого предложения система ставит напоминание о контрольном звонке на нужный день;
• на стадии «Счёт выставлен» бухгалтерии автоматически создаётся задача на отгрузочные документы;
• сделка, закрытая как успешная, порождает повторное касание через оговорённый срок – для сезонных поставок это работает лучше любой рассылки;
• отказ без указания причины закрыть нельзя: робот возвращает сделку и просит выбрать причину из списка.

Роботы работают только тогда, когда обращения попадают в портал сами. Поэтому до их настройки мы заводим внутрь телефонию с записью разговоров, почтовые ящики менеджеров, WhatsApp, Telegram, сообщения из ВКонтакте и формы с сайта. Пропущенный звонок в этой схеме превращается в лид с задачей перезвонить, а не остаётся строчкой в журнале АТС. Для компаний, которые принимают заявки со всей Архангельской области, где связь в районах работает через раз, это чаще всего решающий пункт: клиент дозвонился с третьей попытки, но история его обращений уже собрана в одной карточке, и менеджер не начинает разговор с нуля.

Документы: КП, счёт и договор собираются из карточки

Шаблоны загружаются в портал один раз, дальше поля подставляются сами: реквизиты, позиции, цены, сроки, условия доставки, подписант. Менеджер нажимает кнопку и получает готовый файл вместо того, чтобы править прошлогодний документ и забывать поменять в нём чужое название. Отдельно настраивается согласование: скидка выше установленного порога уходит руководителю прямо в портал, и решение остаётся в истории сделки.

Для компаний, торгующих со складским остатком, эта часть связывается с 1С. Номенклатура, счета, оплаты и отгрузки ходят между системами автоматически, и менеджер перестаёт уточнять наличие голосом. Такая интеграция стоит от 90 000 ₽ и занимает около двух недель.

Задачи, проекты и то, что не является продажей

Половина работы компании к сделкам отношения не имеет: подготовка к отопительному сезону, аттестация оборудования, ремонт техники перед зимником, набор людей на сезон. Это уходит в задачи и проекты с чек-листами, сроками и ответственными. Повторяющиеся задачи создаются по расписанию, поэтому ежегодные истории не всплывают внезапно в последний момент.

База знаний вместо вопроса «а как мы это делаем?»

Внутри портала собирается небольшая база: регламент работы со сделкой, шаблоны писем, условия отгрузки по каждому направлению, инструкции по документам, контакты подрядчиков. Сезонный наём, привычный Архангельску, показывает это лучше всего – новый человек читает пять страниц и начинает работать, а не отвлекает опытных сотрудников неделю. Туда же складываем видеозаписи обучающих сессий.

Что происходит после нажатия «Сделка успешна»

Хорошо настроенный портал в этот момент не замолкает. Он создаёт задачу на отгрузку, ставит дату контроля оплаты, отправляет клиенту письмо с документами, добавляет сделку в отчёт по выручке и планирует повторный контакт. Руководитель получает в Telegram короткую сводку за день: сколько заявок, сколько счетов, где просрочка. Это и есть разница между CRM как журналом и CRM как рабочим инструментом.

Сроки, этапы и стоимость внедрения в Архангельске

Экспресс-запуск – базовая воронка, карточки, права и обучение – стоит от 60 000 ₽ и занимает пять рабочих дней. Внедрение под ключ с аудитом процессов, роботами, интеграциями, отчётами и регламентом – от 180 000 ₽ и три-четыре недели. Телефония и мессенджеры подключаются от 35 000 ₽ за три дня, раздел с задачами, проектами и базой знаний – от 70 000 ₽ за две недели. Дальше по желанию берём сопровождение от 15 000 ₽ в месяц.

Порядок работ фиксированный: разбор процессов 1–2 дня, техническое задание и смета 2–3 дня, настройка портала 5–10 дней, интеграции 3–7 дней, обучение команды 2 дня, месяц сопровождения после запуска – доработки в это время бесплатны. Разницы во времени между Архангельском и Москвой нет, созвоны назначаются на любое удобное время рабочего дня.

Где мы советуем остановиться

Не всё стоит автоматизировать сразу. Если процесс меняется каждый квартал, робот на нём будет мешать, а не помогать: сначала процесс, потом настройка. Мы честно говорим, какие сценарии лучше оставить людям на первый год работы, и переносим их в план развития. Остальные направления автоматизации собраны в разделе автоматизация бизнеса, а если заявки приходят с сайта или из рекламы, настроенной на Архангельск, посмотрите, как это связывается с контекстной рекламой и чат-ботами.

Покажем настроенный портал на живом примере и назовём точную смету до старта работ. Позвоните по номеру +7 (901) 417-22-12 – разберём процесс продаж вашей компании из Архангельска и скажем, что из перечисленного нужно вам, а что можно не делать.